La numérisation de documents pour passer à un archivage numérique est une solution vers laquelle se dirigent de plus en plus d’entreprises. C’est le cas notamment pour les structures qui gèrent un grand volume de données au quotidien et qui souhaitent optimiser leur espace ainsi que leur organisation. Si vous envisagez de mettre en place un procédé de numérisation et de dématérialisation de documents, prenez connaissance des étapes clés nécessaires à la mise en place d’un système efficace d’archivage, en commençant par le processus de numérisation des documents.
Qu’est-ce que la numérisation de documents professionnels et à quoi sert-elle ?
La numérisation de documents c’est l’action de mettre au format numérique des documents papiers qui ont une valeur juridique en les numérisant. Elle assure un suivi optimal des documents en les envoyant au format électronique au destinataire ou sur un serveur sécurisé dédié à cet effet. Cela permet d’optimiser la réactivité des échanges grâce à un délai de restitution des données numérisées très court.
Numériser ses documents professionnels décharge en partie ou en totalité les salariés de la gestion des documents au format papier. Les solutions de numérisation et d’archivage proposées par les spécialistes en dématérialisation comprennent la préparation, le tri et la numérisation des documents. Ensuite, c’est l’étape de l’indexation des données numérisées avec un contrôle de la qualité et du transfert. Les informations sont indexées dans un système puissant et sécurisé de type OCR, LAD, ou RAD. Ce système est alors disponible à tout moment aux personnes ayant un droit d’accès.
Quels documents professionnels pouvez-vous numériser ?
La numérisation de vos données peut concerner des documents papiers entrants comme des factures fournisseurs, des factures clients, des bons de commandes, des contrats fournisseurs, des documents de banques, des notes de frais, des courriers reçus. Cela peut aussi être des documents papiers sortants tels que des contrats de travail, des fiches de paie, des contrats clients.
Ces exemples ne sont pas les seuls, car dans la réalité il y a bien plus de documents susceptibles de devoir être numérisés. Cela dépend entre autre du cœur de métier, des contraintes de l’entreprise et des exigences réglementaires.
Quels sont les délais de conservation des documents ?
Un document qu’il soit émis ou réceptionné par une entreprise doit être conservé durant un certain délai calculé en nombre d’années. Ces délais de conservation durant lesquels des contrôles peuvent être menés, varient selon le type de papiers à conserver et des obligations légales liées au document en question.
- Un contrat ou une convention se conserve 5 ans.
- Une garantie doit être conservée 2 ans.
- Un contrat signé par voie numérique et supérieur à 120 euros se garde 10 ans à compter de la livraison ou du début de la prestation.
- Un contrat d’acquisition de bien immobilier et foncier ou un contrat de cession, se conserve 30 ans.
- Les documents bancaires se préservent 5 ans.
- Les documents d’assurances se gardent encore 2 ans après la rupture d’un contrat.
- Les pièces comptables doivent être conservées 10 ans.
- Les avis d’imposition sur le revenu et sur les sociétés se conservent 6 ans.
- Les déclarations de cotisations foncières des entreprises se gardent 6 ans.
- Les documents relatifs aux taxes sur les chiffres d’affaires se conservent également 6 ans.
- Les bilans annuels d’une entreprise se conservent 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.
- Les bulletins de paies doivent être gardés 5 ans.
- Les dossiers du personnel se conservent 5 ans après le départ du salarié.
La numérisation de documents professionnels: Comment conserver ses données en les sécurisant.
Pour instaurer un archivage numérique dans son entreprise de façon efficace, il est important de prendre en compte les procédés de systèmes d’archivages électroniques gérant le stockage des documents, la durée de leur validité, et leur intégrité. Ces différents paramètres vont garantir la réussite de l’intégration de ces systèmes au sein de l’entreprise. Avant d’indexer ces données dans le nouveau système il faudra numériser tous les documents qui doivent être conservés. L’objectif de la numérisation d’archives professionnelles est de mettre en place par la suite des outils de gestion qui vont permettre de garantir l’intégrité de l’information dès le moment où celle-ci sera restituée, tout en maîtrisant les coûts de ces opérations.
La dématérialisation de documents inclut diverses facettes comme le système d’archivage, un processus prédéfini, un plan de rétention et les coûts liés à l’intégration du système de stockage. C’est pour cela qu’il est intéressant de savoir au préalable quel sera le volume de données à traiter et si elles devront être à valeur probatoire ou non. A cela s’ajoute la sélection des documents qui seront concernés par la nouvelle méthode d’archivage et qu’il faudra avant toute chose numériser. Il existe des spécialistes en dématérialisation et en solutions d’archivages numériques qui peuvent vous aider à mettre en place ces procédés. Ils pourront également vous proposer des options sécuritaires telles que la signature électronique ou l’horodatage.
Ces différents paramètres vont ainsi définir quelle sera la politique d’archivage la plus en adéquation avec l’entreprise et permettre une protection efficace contre les risques, de diminuer le coût du stockage, et de supprimer les frais de maintenance.
Quels sont les avantages de la numérisation de documents professionnels et comment faire ?
Une société qui souhaite numériser ses archives et passer à l’archivage numérique de ses documents peut avoir à l’origine de son choix de nombreuses motivations à le faire. Cela peut être pour une raison d’optimisation de la gestion des tâches administratives, pour diminuer les coûts, pour faciliter les échanges, et pour sécuriser ses documents.
En effet, c’est plus rassurant pour les données contractuelles qui de ce fait ont une valeur légale, qui permet à l’entreprise d’avoir une preuve en cas de litige. C’est le cas lorsqu’on fait le choix d’un archivage à valeur probatoire. Selon le nouvel article du Code Civil, la copie fiable dispose à présent de la même force probante que l’original. Et plus récemment c’est la norme NF Z42-026 qui énumère les critères de mise en œuvre d’une chaîne de numérisation fidèle.
Numériser c’est aussi une volonté de faciliter la recherche des documents à disposition des collaborateurs, afin qu’ils puissent accéder aux informations rapidement et ainsi gagner un temps considérable pour faire autre chose à la place.
L’archivage électronique permet de conserver de façon automatisée les dossiers, les documents comptables, les données RH, les échanges de courriers, les courriels et toutes les informations qui doivent être gardée sur un laps de temps défini ou de façon permanente.
Cette solution de gestion maîtrise les risques en respectant les obligations légales en terme de durée de conservation des archives, dans le but de protéger les droits de la société en rendant possible la restitution immédiate de documents à valeur probatoire. C’est une forme de sécurité élevée en cas d’audit ou de contrôle, et aussi en cas de sinistre.
La numérisation de documents est donc un excellent moyen de faciliter l’exploitation des documents en offrant un accès rapide et très simplifié aux différents utilisateurs.
LOCARCHIVES propose des solutions en numérisation d’archives et pour externaliser vos archives numérisées, en mettant à votre service son expertise pour une préparation optimale, une numérisation adaptée et une restitution personnalisée afin de contribuer à la réussite de votre projet.